Estrategias para optimizar la experiencia del home office en la nueva normalidad

A muchos de nosotros el teletrabajo nos tomó por sorpresa. Martina Rua y Pablo Fernández, especialistas en innovación, vienen a proponernos algunas técnicas y herramientas para que sigamos trabajando desde casa de una manera productiva pero equilibrada, que potencie todas las esferas que hacen a nuestro bienestar.
¿Qué sentís cuando pensás en tu tiempo? ¿Es escaso y necesitás más, o lo disfrutás lo suficiente? No siempre lo que le falta a nuestro día son más horas: es la energía, el foco o la priorización lo que nos impide desarrollar u ordenar nuestras actividades. En esta nota, los especialistas en innovación Martina Rua y Pablo Fernández nos proponen una nueva definición de tiempo: la de productividad equilibrada. Muchas veces pensamos que “ser productivo” es hacer, pero para poder hacer hay que reposar, hay que aburrirse para tener nuevas ideas. Ser productivo de manera equilibrada es trabajar, pero de una forma que nos permita alcanzar un bienestar general en el mediano y largo plazo. 

En este 2020, muchas personas tuvieron que adoptar la modalidad de teletrabajo para continuar con sus tareas durante la pandemia y este equilibrio se vio afectado. Para que puedas optimizar tu tiempo y encontrar un balance entre la vida personal y la profesional, te traemos algunas estrategias que podés empezar a implementar en esta nueva normalidad:
 
 

Tomate un café con vos mismo para definir tus metas


¿Alguna vez te preguntaste qué es lo que te incentiva para usar tu tiempo? Según Daniel Pink, autor del libro La sorprendente verdad sobre qué nos motiva, las personas más productivas y felices tienen más motivaciones internas que externas. ¿Cuáles son las internas? Las que están ligadas al propósito, al sentido: para qué hago lo que hago o por qué estoy eligiendo usar el tiempo de esta manera. 

Las motivaciones externas están ligadas a lo que ven los demás: qué dicen tus colegas de vos, cuál es el sueldo que ganás, si recibís o no un bono, cuál es el reconocimiento externo hacia lo que hacés, etcétera. Muchas veces elegimos cómo usamos nuestro tiempo desde ahí, lo cual no quiere decir que esté bien o mal. Lo importante es que seamos conscientes de ello, que definamos nuestras metas y, en base a ellas, tomemos las decisiones
 
 
Si nos ponemos a pensar, tenemos tiempo para trabajar, para mirar la tele, para usar una app, pero ¿hace cuánto no te tomás unos minutos para meditar si estás yendo para el lado correcto? Es algo clave y no podemos hacerlo mientras realizamos otras actividades. Por eso, intentá encontrar un espacio en tu semana para tomarte un café o un mate con vos mismo, salir de la vorágine del día a día y pensar: dónde estás hoy y dónde querés estar dentro de uno o varios años. Una vez que te hiciste estas preguntas, estás mucho más ordenado, entendés más tus motivaciones y podés elegir en qué invertir tu tiempo.
 
 

Programá el día según tu reloj biológico

 
Te invitamos a conocer cómo funcionan tus ritmos biológicos, los que determinan prácticamente todas las principales actividades del organismo y van dictando cómo nos sentimos físicamente a lo largo del día. Es tan importante qué cosas hacemos como cuándo las hacemos: el momento en el que llevamos a cabo nuestras actividades condiciona los resultados que obtenemos de ellas. 

Cuando arranca el día, tenemos un pico de energía que va decayendo hacia el mediodía y que por la tarde se recupera. Esto hace que por momentos estemos súper enfocados y tomemos buenas decisiones, y por otros, nos sintamos más cansados y erráticos. Algunas claves para tener en cuenta respecto a estos ritmos son:
 
  • La mañana está estudiada como el momento ideal para realizar actividades que requieran de tu análisis y de tu puntería cognitiva, como una llamada difícil o una conversación compleja de trabajo.
     
  • Cuando llega el mediodía, el cerebro ya no puede estar tanto tiempo atento pero se pone más permeable: es una buena oportunidad para ponerse creativo.
     
  • Por la tarde, llega la recuperación de energía. Es el mejor horario para terminar de trabajar y ponerse a entrenar, encontrarse con amigos por videollamada o compartir un juego con los más chicos de la familia. 
 
 
Otra parte central de nuestro día es la noche, mientras descansamos. Dormir es muy importante y hay que hacerlo entre 7 y 8 horas. Toda la ciencia respecto al sueño es bastante novedosa y se han recolectado varios datos que nos pueden servir para ser más productivos:
 
  • Las horas de sueño no se promedian: no sirve dormir 4 horas un día y al otro 10. El cuerpo necesita cumplir ciertos ciclos que se llaman REM y NREM. Si dormimos entre 7 y 8 horas, se completan los ciclos necesarios para que, por ejemplo, el cerebro pueda decidir qué nos sirve del día y qué no, qué memorias vamos a guardar. También hace que nos levantemos con una idea fresca porque “resolvimos un problema con la almohada".
     
  • Se recomienda dormir siestas cortas (de entre 20 y 40 minutos), aunque sea solo el fin de semana: está comprobado que de ellas nos levantamos con más energía para seguir adelante en lo que queda del día.
 
 

Establecé acuerdos para un trabajo remoto más productivo

 
Cuando se trabaja de esta manera, hay muchas dinámicas y miradas de la oficina que ya no están y el compromiso, la confianza, los objetivos claros y la comunicación cobran gran relevancia. Hay que desarrollar algo muy difícil que es la autonomía y, para eso, vamos a necesitar acuerdos con nosotros mismos, con nuestros compañeros de trabajo y con la familia:
 
  • Qué herramienta usaremos para comunicarnos: chequear constantemente todos los medios de comunicación laborales por miedo a estar en deuda genera ansiedad y es algo que hay que intentar reducir, no solo para trabajar mejor y con tranquilidad, sino para vivir con más salud.
 
  • Qué es una urgencia y si sucede, de qué manera podrán contactarme. Si alguien te escribe en un horario que no corresponde, en lo posible y si no es urgente, no contestarle hasta el otro día para no alimentar este hábito y lograr la desconexión en horario extralaboral.
     
 
  • Cómo serán las reuniones: determiná con tu equipo cuál será el medio que usarán para realizar estos encuentros virtuales e intentá ser puntual. Si una reunión requiere de mucho tiempo, se pueden implementar las pausas, y si lo que vamos a hablar puede ser por medio de un mail o un breve llamado telefónico, la reunión no es necesaria. Hay que cuidar nuestro tiempo, pero también el de los demás: cada vez que convocamos a otras personas a una reunión, las estamos sacando de su foco y de esos acuerdos que hizo con su familia para poder trabajar en casa. Entonces, usemos la videollamada para aquellas ocasiones en las que suma y aporta valor poder vernos para conversar.
 

 
  • Cuál es mi espacio dentro de la casa: lo ideal es buscar lugares con luz y acordar con las personas que convivo en qué momentos necesitaremos silencio.
 
  • Cómo será la jornada laboral: es importante establecer en qué horarios podrán contactarte e incluir pequeños recreos o pausas activas, en especial si tenés muchas reuniones. Las personas más productivas cortan su horario laboral y las que no, pueden derivar en el síndrome de burnout (respuesta de estrés crónico en el trabajo).
 
 
 

Domá tu tiempo y tu concentración con la técnica Pomodoro

 
En esta dinámica del trabajo remoto, saber a dónde tenemos que llegar es fundamental para poder administrar nuestros horarios en casa: no podemos planificarlos como lo hacíamos en la oficina porque el home office requiere focos más cortos, pero pronunciados.  
 
Una buena forma de crear esos momentos de foco es con la técnica Pomodoro: un método muy simple pero muy poderoso que consiste en ciclos de 25 minutos de trabajo, seguidos de 5 minutos de descanso. Cuando se completan 4 ciclos, se realiza una pausa más larga. 
 
 
 

Practicá la ignorancia selectiva

 
Es muy posible que estés experimentando una fatiga de decisiones. ¿Qué significa? Estamos decidiendo mucho más que antes de la pandemia y esto tiene que ver con cómo percibimos el uso de nuestro tiempo. Porque son decisiones que muchas veces tienen que ver con la salud: salgo o no salgo, visito a un familiar o no lo visito, desinfecto o no la fruta. 
 
Hay toda una carga de ansiedad e incertidumbre implicada en todas las cosas que estamos haciendo. Entonces, luego de consultar a especialistas en la toma de decisiones, llegamos a esta conclusión: tenemos que tratar de tomar menos decisiones y, para eso, debemos tener una ignorancia selectiva: hacer foco en determinadas cosas e ignorar el resto
 
Parece fácil pero no lo es porque hay que decidir qué cosas vamos a ignorar: los conflictos que suceden en la calle cuando salimos, las peleas mediáticas en la televisión, la cantidad de veces que leemos las noticias... Entonces, una herramienta para lograr cierto bienestar en esta pandemia y tener el tiempo a nuestro favor es la ignorancia selectiva. Y otra es tomar menos decisiones respecto a lo que vamos a comer en la mañana, tarde y noche: el sábado o el domingo elegir el menú de toda la semana, qué frutas y verduras vamos a necesitar. 
 
 

Aprendé a hacer un uso más consciente de la tecnología

 
El bienestar digital tiene que ver con usar la tecnología de una manera balanceada e intencional. ¿Qué quiere decir esto? Que el consumo de tecnología y el uso del celular no es malo, pero tenemos que aprender a domarlo. Entonces, en lugar de preguntarnos cuánto usamos el celular, hay que cuestionarnos: cómo es nuestro plan de bienestar digital. Algunas herramientas para armarlo:
 
  • Los celulares vienen de fábrica con un sistema de monitoreo que proporciona información sobre cuántas veces por día miramos la pantalla y cuáles son las apps que más utilizamos: en Android se llama Bienestar digital y en iOS, Tiempo de pantalla. Estas herramientas sirven para saber dónde estamos parados y replantearnos a qué le estamos dando prioridad en el uso de nuestro tiempo. 
 
  • Para alguien que no trabaja en redes sociales, una aplicación puede robarle horas de valor. Una estrategia es dejar en la pantalla principal las apps de uso rápido (la cámara de fotos, el anotador, la calculadora o el clima) y esconder las que roban fácilmente nuestra atención.
 
  • Se recomienda no mirar el celular por la noche y dejarlo en otra habitación antes de dormir, ya que un uso excesivo cuando no hay luz solar tiene un gran impacto en el sueño. Lo mismo por la mañana, que el celular no sea lo primero con lo que me encuentre y que las redes sociales no nos digan todo lo que “nos perdimos” mientras dormíamos. Podemos cambiar ese hábito por otros como pararnos, respirar hondodesayunarhacer una meditación. Que la tecnología llegue más tarde, en un momento elegido y no de manera automática.
 
 
 

Elaborá un listado realista de tareas diarias y otro semanal

 
  • Utilizá una agenda que incluya las actividades, tanto laborales como personales. Lo importante es que, al finalizar el día, sepas lo que vas a hacer al siguiente. El domingo es un momento ideal para elaborar el listado de tareas semanales, y la noche anterior para las tareas diarias. Está demostrado que las personas que lo hacen se duermen más rápido porque esto disminuye la ansiedad y la incertidumbre.
 
  • Armá una lista de pendientes que sea realista y en la que puedas confiar: que el número de tareas sea realizable en un período corto y programá las más pesadas para la mañana, así aprovechás el pico de energía de tu ritmo biológico. 
 
 
 
 
Hay que pensar en todas nuestras esferas a la hora de administrar el tiempo. No solo somos personas que trabajan, también necesitamos dedicarle un espacio al ejercicio, al ocio, al descanso, al aprendizaje, al desarrollo profesional y al de nuestra marca personal. Todo eso tiene un impacto profundo en nuestra productividad.
 
La marca personal es nuestro sello, los atributos propios que nos hacen ser cómo somos, lo que dicen de nosotros cuando no estamos presentes. Ojalá podamos usar esta pandemia para alimentar esos atributos y aprender cosas nuevas, acercarnos a las personas que nos necesitan y pensar cómo queremos ser en un futuro.
 
 
 

Bío profesional de Martina Rua 

Periodista especializada en tecnología e innovación. Escribe en el diario La Nación y en La Nación Revista, brinda charlas de innovación y productividad para distintas organizaciones y fue ganadora del premio Accenture al Periodismo de Innovación en el año 2013. 
 

Bío profesional de Pablo Martín Fernández

Periodista especializado en el cruce de tecnología, innovación y sociedad. Licenciado en Ciencias de la Comunicación de la Universidad de Buenos Aires, fundador de homeoffice.com, director de innovación y editorial en Chequeados, profesor en la Universidad de Buenos Aires y en la Universidad Torcuato Di Tella. Brinda charlas sobre manejo de tiempo e innovación.
 
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